Авансовый отчет - это документ, подтверждающий целевое использование выданных подотчетных сумм. Рассмотрим порядок оформления и проведения расходов через авансовый отчет в соответствии с требованиями законодательства.
Содержание
Основные этапы оформления авансового отчета
- Получение денежных средств под отчет
- Осуществление расходов
- Сбор подтверждающих документов
- Заполнение авансового отчета
- Проверка и утверждение отчета
- Оприходование остатка или возмещение перерасхода
Необходимые документы
| Документ | Требования |
| Приходный кассовый ордер | На выдачу аванса |
| Товарные чеки | С указанием наименований товаров |
| Кассовые чеки | С QR-кодом и реквизитами |
| Билеты и квитанции | На проезд, гостиницу и т.д. |
Правила заполнения авансового отчета
Обязательные реквизиты
- Дата и номер документа
- ФИО и должность подотчетного лица
- Сумма полученного аванса
- Назначение аванса
- Перечень произведенных расходов
- Сумма использованных средств
- Остаток или перерасход
Типичные ошибки
| Ошибка | Как избежать |
| Отсутствие подтверждающих документов | Требовать чек при каждой покупке |
| Просрочка сдачи отчета | Сдавать отчет в течение 3 рабочих дней |
| Несоответствие сумм | Проверять расчеты перед сдачей |
Порядок утверждения отчета
- Проверка бухгалтерией представленных документов
- Сверка сумм и соответствия назначению
- Подписание отчета главным бухгалтером
- Утверждение отчета руководителем
- Оприходование в учете
Сроки сдачи авансового отчета
| Ситуация | Срок |
| После возвращения из командировки | 3 рабочих дня |
| После использования аванса | Не позднее 3 дней после истечения срока |
| При увольнении сотрудника | До дня увольнения |
Особенности для командировочных расходов
- Обязательное приложение командировочного удостоверения
- Нормирование суточных расходов
- Особый порядок учета проездных документов
- Необходимость подтверждения сроков командировки
Важная информация
С 2023 года организации обязаны хранить электронные копии кассовых чеков в течение 5 лет. При отсутствии подтверждающих документов сумма неучтенного аванса может быть удержана из заработной платы сотрудника по распоряжению руководителя. Для иностранных поездок требуется дополнительное подтверждение обмена валюты.
