Копии документов представляют собой точные воспроизведения оригиналов, используемые в различных официальных и бытовых ситуациях. Рассмотрим их виды, особенности и способы создания.
Содержание
Копии документов представляют собой точные воспроизведения оригиналов, используемые в различных официальных и бытовых ситуациях. Рассмотрим их виды, особенности и способы создания.
Основные виды копий документов
- Простая копия - обычное ксерокопирование
- Заверенная копия - с печатью и подписью ответственного лица
- Нотариально заверенная копия - с удостоверением нотариуса
- Электронная копия - цифровая версия документа
Отличия копий от оригиналов
| Характеристика | Оригинал | Копия |
| Юридическая сила | Полная | Ограниченная (требует заверения) |
| Способ создания | Первичное изготовление | Воспроизведение оригинала |
Как сделать копию документа
- Подготовьте оригинал документа (разгладьте, очистите)
- Поместите документ в копировальный аппарат
- Выберите нужные параметры (цветность, масштаб)
- Нажмите кнопку копирования
- Проверьте качество полученной копии
- При необходимости - заверите копию
Где можно сделать копии
- Копировальные центры
- Офисные копировальные аппараты
- Многофункциональные устройства
- Фотоателье
- С помощью смартфона (сканирование)
Требования к заверенным копиям
- Полное соответствие оригиналу
- Наличие подписи ответственного лица
- Печать организации (при необходимости)
- Запись "Верно" или "Копия верна"
- Дата заверения
Электронные копии документов
- Создаются с помощью сканера или фотоаппарата
- Могут быть заверены электронной подписью
- Допускаются в электронном документообороте
- Требуют определенного формата (PDF, JPEG)
Сроки хранения копий
- Заверенные копии - согласно регламенту организации
- Нотариальные копии - не менее 5 лет
- Электронные копии - определяются политикой компании
- Простые копии - до достижения цели использования
